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Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an die gesamte Bundesverwaltung verpflichtend. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben.
Wir bitten Sie, von der Möglichkeit einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen, selbst wenn Sie dazu nicht gesetzlich verpflichtet sein sollten. Als Rechnungssteller profitieren Sie u.a. von folgenden Vorteilen:
Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit dem BKartA wenden Sie sich bitte an: zahlungen@bundeskartellamt.bund.de. Wir werden uns dann umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.
Die folgenden Hinweise richten sich an Rechnungssteller, die zur elektronischen Rechnungsstellung aufgefordert sind oder sich grundsätzlich mit dieser Thematik auseinandersetzen wollen.
E-Rechnungen können nicht über E-Mail-Adressen des Bundeskartellamtes empfangen werden.
Das Bundeskartellamt empfängt elektronische Rechnungen ausschließlich über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter xrechnung.bund.de. Über die Website der ZRE erhalten Sie auch weiterführende Informationen zu Nutzungsbedingungen und Kontaktdaten des Nutzersupports.
Sofern eine Software zur elektronischen Rechnungsstellung genutzt wird, stehen in der ZRE folgende Übertragungskanäle zur Verfügung: Peppol, E-Mail, De-Mail sowie der manuelle Upload. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine E-Rechnung über eine Weberfassung manuell zu erfassen und auf der Plattform einzureichen. Der vom Rechnungssteller präferierte Übertragungsweg ist vor dem Rechnungsversand auszuwählen.
Übertragungskanal Peppol: Beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem BKartA lautet die Peppol Participant-ID: 0204 991-02380-92.
Eine E-Rechnung an das Bundeskartellamt muss gemäß § 5 E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) und den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben enthalten:
Rechnungsbestandteil | Datenfeld Standard XRechnung | Angabe des Bundeskartellamtes |
---|---|---|
Identifikationsnummer (Leitweg-ID) Technisches Pflichtfeld | Leitweg-ID (BT-10) | Leitweg-ID BKartA: 991-02380-92 |
Aktenzeichen Kein technisches Pflichtfeld, aber Angabe rechtlich verpflichtend, wenn vorgegeben! | Bestellnummer (BT-13) | Das Bundeskartellamt vergibt grundsätzlich zu jedem Auftrag ein Aktenzeichen. Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Bestellnummer stets dem aktuellen Auftragsdokument. |
Lieferantennummer Kein technisches Pflichtfeld, aber Angabe rechtlich verpflichtend, wenn vorgegeben! | Kennung (BT-29) | Eine Lieferantennummer wird für die E-Rechnungsbearbeitung beim Bundeskartellamt derzeit nicht benötigt. |
Umsatzsteuer-ID/Steuernummer | Umsatzsteuer-ID/Steuernummer (BT-31/BT-32) | Das Bundeskartellamt hat als Behörde keine Steuernummer. Hier können Sie im entsprechenden Datenfeld nach der Länderkennung DE die Felder nullen. |
Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versendet werden.
Weitere grundlegende Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung finden Sie auf der zentralen E-Rechnungswebseite des Bundes: https://www.e-rechnung-bund.de/
Die ERechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen einerseits die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen, andererseits die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die ERechV die Fristen, die Übertragungswege, den Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27. November 2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:
Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrundeliegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.
Grundsätzlich gibt es vier Möglichkeiten, eine E-Rechnung im Standard XRechnung zu erstellen:
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm ist keine eingescannte Papier- oder PDF-Rechnung, sondern eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Die E-Rechnung basiert auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht ohne Weiteres für eine manuelle Sichtprüfung eignet. Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter z.B. im Standard XRechnung (§ 3 ERechV).
Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.